Segreteria a distanza quali servizi delegare
La tecnologia sta rendendo sempre meno funzionale, l’ufficio tradizionale. La tendenza è quella di lavorare con meno carta, in modo più veloce e se possibile a distanza.
Molte attività di segreteria sono stati trasformati da freelance, in servizi di segreteria online.
Delegare a distanza, necessita di prerequisiti come saper gestire la comunicazione a distanza, il saper pianificare progetti su piattaforme collaborative. Una tra le mie preferite è Trello.
Quali sono le mansioni di segreteria da delegare online?
All’inizio della mia attività professionale, avevo creato servizi che richiamavano, ciò che facevo in azienda.
Mi proponevo quindi come assistente virtuale per manager. Ovvero una sorta personal assistant che organizza un team di lavoro già esistente, che pianifica l’agenda, le riunioni, fa da filtro al manager. Il tutto a livello dirigenziale.
Oltre a questo può farsi carico di incarichi amministrativi ed organizzativi, come eventi aziendali.
Servizi di segreteria online: cosa delegare?
I servizi che una segretaria online è in grado di gestire in autonomia, sono davvero tanti.
Spesso i servizi più richiesti sono quelli del back office a distanza, ma anche segreteria amministrativa e contabilità. E proprio su queste basi, delle mie colleghe lungimiranti, ora si propongono come segretaria virtuale per commercialisti.
In senso lato la segretaria freelance, è un supporto sempre più apprezzato anche dai settori meno digitalizzati.
È possibile lavorare e condividere gli account in sicurezza
Infatti non è affatto necessario dare l’intero account alla collaboratrice, quando si usano delle casseforti di password come Bitwarden o 1Password.
Caratteristiche dei compiti da delegare online
Prima di contattare una professionista che eroghi servizi di segreteria on line, vanno scelti i task da esternalizzare, che abbiano determinate caratteristiche.
La prima fra tutte è che siano lavorabili da remoto e che migliorino il tempo libero dell’imprenditore.
Una segretaria virtuale, oggi può essere paragonata ad una segretaria tradizionale, che lavora nell’ufficio accanto. Solo che lavora con una quantità maggiore di tecnologia e svolge mansioni di segreteria online per più clienti.
Servizi da delegare online
Queste sono le attività di segreteria da delegare online, e che sono richieste maggiormente:
- Gestione email e eliminazione spam: avere una casella di posta ordinata fa lavorare meglio e non si perde nessun messaggio;
- Solleciti di pagamento: avere una segretaria personale a cui affidare i solleciti, spesso permette di mantenere sereno il rapporto tra imprenditore e cliente insolvente;
- Organizzare un archivio digitale: è un’attività che ha bisogno di tempo per essere creata e di un criterio, che permetta di trovare i file i pochi click;
- Fatturazione elettronica: è un’attività ripetitiva che viene delegata molto volentieri;
- Ricerca argomenti e fonti: cercare nuovi argomenti e controllare l’attendibilità delle fonti, è indispensabile. Questa è un’attività non urgente, ma importante, secondo la matrice di Eisenhower, che va pianificata;
- Ricerca immagini copyright free: altra attività necessaria, per non incappare in problematiche di diritto d’autore;
- Sbobinatura video conferenze: sempre più imprenditori hanno capito l’importanza di utilizzare un contenuto autorevole, per creare a loro volta, dei post social, grazie alle conferenze a cui partecipano;
- Programmazione post sui Social media: se la creazione di post è compito dell’imprenditore, che sa cosa è in trend e utile alla propria nicchia, la programmazione degli stessi, è delegabile;
- Moderazione commenti sui Social Media: chi ha una grande community, sa quanto tempo serva per rispondere ai commenti, che a volte vanno moderati. La cosa migliore è dare alla segretaria virtuale, un elenco di F.A.Q. a ci può attingere;
- Rilettura articoli di blog, inserimento in WordPress e programmazione: il refuso è sempre dietro l’angolo. Ecco perché servono occhi freschi, che rileggano quanto scritto, che poi va inserito e programmato per la pubblicazione;
- Gestione documentazione privacy e rapporti con il commercialista: sono attività obbligatorie, ripetitive e che possono essere esternalizzate.
La matrice di Eisenhower
L’ho citata più volte in questo articolo. Permette la gestione delle priorità, attraverso la valutazione delle attività, secondo 4 criteri, per massimizzare la produttività aziendale e personale.
Come spostare online il servizio di segreteria?
Oggi, il digitale, impone molto più lavoro rispetto a venti anni fa. La presenza sui social media è imprescindibile, perché non esserci equivale a non esistere per la maggior parte dei potenziali clienti.
Uno dei principali motivi di stress e difficoltà organizzative è dovuto al fatto che gli imprenditori devono fronteggiare crescenti attività collaterali, e spesso non riescono a far aumentare l’attività perché indossano semplicemente troppi cappelli.
Per la segreteria online, vanno scelte quelle attività che se delegate, non richiedono la presenza costante dell’imprenditore e che non richiedano competenze specifiche.
Quanto costa una segretaria virtuale?
Se non hai mai lavorato con una segretaria virtuale, ti assicuro che con tutti i mezzi che la tecnologia ci mette a disposizione, non sentirai né distanza né mancanza di calore nella collaborazione. L’empatia e il calore umano sono i miei capisaldi e farò quanto possibile per farti sentire a tuo agio.
Le gestione di servizi di segreteria da remoto ti aiutano a guadagnare più tempo nell’arco della giornata lavorativa. Ti liberi da un sacco d’ansia per dover far tutto da solo e ti permette di cominciare a concentrarti sul core business della tua attività.
Tariffe assistente virtuale
È possibile lavorare con una assistente virtuale freelance, in diverse modalità: a pacchetto ore prepagato, tariffazione oraria a consuntivo, a forfait.
Le tariffe di una assistente virtuale dovrebbero essere, in media, intorno ai 35 euro all’ora.
La tariffazione oraria è ragionata, dal momento che al suo interno ci sono le licenze che ogni AV acquista per fare il proprio lavoro, i costi visi delle utenze di casa, il proprio TFR, i costi del mantenimento della partita Iva e così via.
Vedo chi propone tariffe da 20/25 euro all’ora, ma lo considero passatempo, un hobby costoso, non di sicuro una vera professione.
Alcune attività richiedono formazione, in particolare quelle che prevedono l’uso di strumenti online di si avvale l’imprenditore, che ha personalizzato per il proprio lavoro.
Quando parlo di delega, intendo una collaborazione che prevede un percorso di conoscenza reciproca, di trasmissione di informazioni chiare e dettagliate. Questo tempo è un investimento necessario per far eseguire i servizi al meglio e senza inciampi.
Non esiste il tutto e subito, soprattutto quando la necessità è migliorare un flusso di lavoro disfunzionale!
Insieme faremo grandi cose! Contattami per una chiacchierata informativa