Scopri come il connubio tra un Password Manager e una Assistente Virtuale freelance, può trasformare la tua esperienza di collaborazione online. In questo articolo, voglio parlarti di questo strumento per garantire una collaborazione senza complicazioni. Entra nel mondo della collaborazione virtuale efficace, efficiente e sicura!
INDICE DI NAVIGAZIONE
Come gestire le password in sicurezza
Dove salvare tutte le password
Cosa sono le credenziali di autenticazione
Come memorizzare nome utente e password senza scrivere ogni volta
Che cosa è una password forte
Come si usa il gestore di password
Il password manager per l’eredità digitale
Assistente virtuale e gestione password del cliente
Come gestire le password in sicurezza
Nell’era digitale, la gestione sicura delle password online è una priorità imprescindibile. È necessario garantire al massimo, la protezione dei dati personali e delle informazioni sensibili dei clienti. Inoltre, abbiamo indicazioni chiare che vanno seguite nel rispetto del regolamento UE 2016/679, in materia di protezione dei dati personali.
Come assistente online, entro in contatto con tantissimi dati dei miei clienti. È per me fondamentale adottare misure adeguate, per garantire la sicurezza dei dati.
Una delle best practice da adottare per la gestione degli account dei clienti, e per collaborare in modo sicuro da remoto, è utilizzare una cassaforte di password.
Dove salvare tutte le password?
Viviamo ormai con una marea di account e relative password da gestire, che vanno gestite in modo efficace e sicuro. Per questo, consiglio ai miei clienti, un approccio più tecnologico, rispetto alle rubriche telefoniche cartacee su cui spesso annotano gli accessi ai loro account.
Io stessa utilizzo in prima persona, nella mia attività di virtual assistant, un Password Manager, in cui conservare tutte le credenziali di autenticazione.
Cosa sono le credenziali di autenticazione?
Possono essere un indirizzo email o un nome utente, associato a una password da digitare per il login a un sito o una App.
L’autenticazione per essere forte, richiede credenziali uniche, con caratteri minuscoli, maiuscoli, numeri e caratteri speciali.
La prima autenticazione, andrebbe abbinata all’autenticazione a due fattori, chiamata anche 2FA. Questa pratica, avvia il processo di accesso con due forme di identificazione, una consecutiva all’altra, con due modalità diverse. Eleva la protezione dell’account ed è progettata per garantire l’accesso solo a quella specifica persona.
Come memorizzare nome utente e password senza scrivere ogni volta?
Quindi per memorizzare tutti gli accessi senza dovere, ogni volta, fare appello alla memoria o all’agenda cartacea, si usa un gestore di password.
È una misura robusta di protezione dei dati, con una crittografia avanzata, che è resa sempre più sofisticata per mitigare i rischi associati alla gestione delle informazioni sensibili online.
Potresti attivare la memorizzazione nel tuo account Google o in Chrome, ma sappi che se ti “bucano l’email” poi metti a rischio, tutto ciò che c’è memorizzato.
Altro fattore gravissimo, è che ci sono persone che hanno una email e una password con cui accedono a tutti gli account.
Consiglio vivamente di evitare questa pratica, chiamata riuso delle password, in quanto comporta rischi enormi per la sicurezza.
Infatti, basta che un solo account venga compromesso, che tutti gli altri, collegati a quelle stesse credenziali, saranno esposti al massimo rischio.
I fenomeni di data breach sono sempre più frequenti e stanno aumentando in modo preoccupante.
Sono accaduti a banche, piattaforme social. In questi eventi, le informazioni sensibili vengono sottratte e indebitamente divulgate o compromesse.
A questo punto, si verificano a cascata una serie di conseguenze negative. Elenco solo alcuni degli effetti più comuni come:
- Furto di Identità – le informazioni personali sono utilizzate per compiere atti fraudolenti, come l’apertura di nuovi account a nome del malcapitato
- Perdita di Privacy – diventano accessibili a terzi, non autorizzati, una serie di dati sensibili come informazioni personali, finanziarie o sanitarie;
- Danno alla Reputazione – evento in cui la fiducia dei clienti, partner o utenti potrebbe essere compromessa, con la conoscenza di informazioni sensibili, influenzando negativamente la percezione dell’entità coinvolta;
- Utilizzo Improprio delle Informazioni Finanziarie – possono verificarsi delle transazioni non autorizzate, frodi bancarie o altri abusi che causano perdite economiche;
- Rischio di Ricatto o Estorsione – spesso, il furto delle credenziali è fatto a scopo di estorsione, per chiedere un riscatto in cripto. Cosa che se non dovesse avvenire, arriva la minaccia di divulgare delle informazioni sottratte;
- Violazioni Normative – non dimentichiamo che tutte le organizzazioni che gestiscono dati sensibili, sono soggette a normative sulla protezione dei dati. Le violazioni comportano sanzioni legali e multe significative.
È essenziale adottare misure proattive per prevenire i data breach e la divulgazione indebita di informazioni sensibili, implementando pratiche di sicurezza avanzate e rispettando le normative sulla privacy e la protezione dei dati. E l’uso di un gestore di password è fra quelle.
Assicurati che il tuo sistema operativo e le applicazioni utilizzate siano sempre aggiornate con gli ultimi aggiornamenti di sicurezza. Tali aggiornamenti correggono vulnerabilità note e migliorano la protezione dei tuoi dati.
Come capire se l’email o il numero di telefono sono stati hackerati?
Uno dei segnali, è che ricevi spam o smishing e chiamate da numeri strani.
Ho scritto un articolo su Have I been pwaned in cui ti spiego, passo dopo passo, cosa fare per controllare tutti i tuoi indirizzi email e correre ai ripari, nel caso in cui viaggiassero ormai nel dark web.
Che cosa è una password forte?
Una password forte è tale quando si sceglie una combinazione di caratteri che la rende difficile da indovinare o decifrare.
Non sempre le password lunghe sono le più inaccessibili, se non si seguono degli accorgimenti specifici.
Queste per me sono le caratteristiche di una password forte:
- Lunghezza Adeguata – dovresti costruire una password con una lunghezza minima convenzionale, di almeno 12 caratteri;
- Varietà di Caratteri – combina lettere maiuscole, minuscole, numeri e caratteri speciali, e che siano unici ossia diversi tra loro. Ad esempio se hai scelto una A maiuscola, evita di inserire anche una a minuscola. Questo si fa per provare di resistere al massimo in caso di attacco;
- Evita parole comuni – queste sono le più vulnerabili agli attacchi;
- Evita informazioni personali – la tentazione di usare la data del compleanno, quella del matrimnio, è forte, ma sappi che sono una pessima scelta;
- Unicità – non utilizzare la stessa password su più account. Se una password viene compromessa, gli altri rimarranno sicuri. Se ti manca la fantasia, ti consiglio di utilizzare un generatore di password casuale;
- Ecco un esempio di password forte: !w_c?!Q@N9k5Au41Y_FG6J]B
Due ultimi consigli in ambito password. Il primo è quello di cambiare regolarmente le password, anche se utilizzi un gestore di password, per garantire una maggiore sicurezza online.
Il secondo è di monitorare regolarmente i tuoi account e numeri di telefono, per rilevare attività sospette.
Adottare pratiche di sicurezza consapevoli è essenziale per proteggere la tua presenza online, dei tuoi clienti e dei loro clienti e fornitori.
Come si usa il gestore di password?
Ecco cosa ti serve per utilizzare un password manager. Sceglie uno affidabile, e che non abbia mai subito un data breach.
I più popolari sono LastPass, 1Password, Bitwarden.
Devi sapere che LastPass, ha la versione gratuita, ma purtroppo per il passato, ha subito più di un data breach. Ad oggi 1Password, ritengo essere il più affidabile.
Ecco i passaggi da fare una volta che hai scelto il tuo password manager:
- installa l’estensione del browser corrispondente. Questo facilita la gestione delle tue credenziali durante la navigazione;
- crea un account con una password forte. Questo sarà l’unico elemento che dovrai ricordare;
- aggiungi a mano a mano che ti servon, le credenziali. Questo avviente ogni volta che accedi a un nuovo sito o crei un nuovo account. Il gestore di password ti chiede se desideri salvare le credenziali. Accetta e memorizza le informazioni in modo sicuro;
- utilizza la funzione di generazione automatica del gestore di password per creare password complesse e uniche per ciascun account;
- accedi successivamente con il compiatore automatico che riempie i campi di login quando visiti un sito di cui hai memorizzato le credenziali. È sufficiente cliccare sul nome dell’account e il gestore farà il resto;
- puoi sincronizzare i dispositivi e assicurati che il tuo gestore di password supporti la sincronizzazione. In questo modo, le tue credenziali saranno disponibili dove ti servono;
- cambia regolarmente le password e monitora il tuo gestore per eventuali avvisi di violazione dei dati o password deboli.
L’utilizzo di una cassaforte di password semplifica notevolmente la gestione delle tue credenziali e migliora la tua sicurezza online.
Il password manager per l’eredità digitale
Di questa vita ho una sola certezza: nessuno ne uscirà vivo. Quindi non credi sia il caso di prendere precauzioni per la tua vita digitale?
L’eredità digitale è l’insieme di account e dati, che una persona colleziona in vita, nel web, in hard disk, chiavette e restano attivi dopo la morte di quest’ultima.
Il password manager ha lo scopo di conservare, al sicuro, tutti i tuoi dati.
Quindi, è molto utile in caso di morte improvvisa, incidente in cui purtroppo sono compromesse funzioni come la menoria o la capacità cognitiva.
Ho scritto un articolo sull’identità ed eredità digitale.
Custodisci le tue informazioni e organizzati bene, poiché la tua presenza online non sarà eterna.
Assistente virtuale e gestione password del cliente
Ogni volta che parlo della mia professione, e del modo ottimale per delegare online delle attività di buisness, ecco che si palesa il timore nel mio interlocutore, del dovere mettermi a conoscenza delle sue password. Credo sia una paura che frena nel contattare una Assitente Virtuale.
Ma come hai letto, la tecnologia mette a disposizione molte soluzioni, per farci lavorare a distanza in sicurezza.
L’assistente virtuale non deve sapere la password vera dell’account, e questo è un sollievo per entrambe le parti. Una volta che il cliente ha scaricato questa applicazione sul proprio pc, l’unica parte “difficile” sarà creare una master password lunga e complessa. Pensa che nemmeno il password manager saprà la tua master password.
Con queste informazioni, puoi rivolgerti alla tua virtual office manager, affidandole la gestione degli account che non riesci a curare come si deve.
Ti consiglio di installare da subito questa applicazione e testarne tutto il potenziale.