Che cos’è un archivio digitale? È un insieme di file, di diverse estensioni, prodotti o ottenuti, con l’esecuzione di attività legate al digitale.
Avere una marea di cartelle, che contengono sottocartelle piene di file, distribuite in parte sul computer, e in differenti hard disk, può essere davvero frustrante. Organizzare file e cartelle con logica e coerenza è un’arte, oltre che una attività che può essere delegata da remoto.
L’Assistente Virtuale in questo caso riceve i file in condivisione e li riorganizza con il criterio deciso, o insieme al cliente, o dopo aver ascoltato il cliente, in autonomia, per ottimizzare l’archivio digitale.
Metodi per creare un archivio personale digitale
Archiviare è un’arte ed esistono innumerevoli metodi di archiviazione.
La pianificazione di macro gruppi è la base da cui partire, per la struttura dell’archivio digitale, quindi prenditi del tempo per mettere a terra le idee e gli aspetti di cui tener conto. Ogni cartella, ha delle sottocartelle e la creazione degli argomenti è lo strumento per organizzare tutta la documentazione che possiedi.
Metodo di archiviazione con alfabeto inglese
È un modo molto semplice e a mio avviso efficace per archiviare i file.
Prima di tutto crei una struttura di cartelle con solo la lettera dell’alfabeto:
- A
- B
- C
- D e così via fino alla Z
Il presupposto di questa struttura è di farti trovare in modo molto veloce, nel giro di due click, il file di cui hai bisogno.
Le lettere dell’alfabeto sono la base della distribuzione delle sottocartelle di una archiviazione digitale con il metodo alfabeto inglese.
Ti faccio un esempio espandendo la cartella con la lettera C dove trovo per esempio queste sottocartelle:
- Catasto
- Conto Corrente
- Consulenze
- Contratti
Queste sottocartelle non hanno tra loro nessuna correlazione, se non per il fatto che iniziano con la lettera C.
Perciò se ho bisogno di consultare i file del mio conto corrente, devo solo cliccare sulla lettera C e la relativa sottocartella. Per me è un metodo veloce per consultare i file archiviati.
Metodo di archiviazione per progetti clienti
Creo la cartella cliente e delle sottocartelle che son più o meno le stesse quando vendo il medesimo servizio.
Per esempio creo una cartella CLIENTE_2023 oppure CLIENTE_PROGETTO_2023 e queste saranno le sottocartelle a lui dedicate:
- 01_progetto
- 02_risorse
- 03_concorrenza
- 04_keyword
- 05_piano e calendario editoriale
- 06_fonti
- 07_archivio contenuti
Le sottocategorie possono cambiare a seconda del progetto. L’importante è creare una sorta di struttura evergreen per una archiviazione razionale e di facile reperibilità del materiale.
Metodo di archiviazione con nomenclatura combinata
Ti ho mostrato quanto sia importante nominare e strutturare le cartelle. Ancora più importante è saper nominare ogni singolo file in merito al contesto nel quale ti stai muovendo. Chiedi se hanno delle abbreviazioni riconosciute nel settore che puoi utilizzare nel nominare i file.
Quindi, arriva una fase a dir poco fondamentale per il buon esito del lavoro: dare un nome ai file digitali.
Il metodo che ho sperimentato quando ero dipendente credo sia ancora molto valido e te lo voglio mostrare.
Il nome del file è composto da 4 parti:
DATA AL CONTRARIO_CLIENTE_OGGETTO_CODICE te lo spiego ancora meglio in questo modo 20230628_ANNABARSANI_CONTRATTO_REV.01
La DATA all’inizio permette di ordinare file che hanno la necessità di essere conservati per ordine cronologico.
In base al mio criterio la data è il giorno in cui ho editato o presentato il file, oppure per un altro motivo da ricondurre al cliente. Poi segue il nome del CLIENTE e l’OGGETTO che non è altro che una keyword che mi riconduce subito all’argomento del file. Infine un CODICE che specifichi ulteriormente il file stesso come la revisione, la versione, se sia bozza o altro o le iniziali dell’autore in caso di progetti condivisi.
Un po’ di idee su come nominare i file digitali:
DATA_NOME (20230628_contratto_affitto)
NUMERO_NOME (preventivo_sito_18)
NOME_REV_NUMERO (pianificazione_rev.03)
NOME_PARTE (strategia_2023_obiettivi_gennaio_marzo)
REPARTO_NOME (produzione_campionatura_ufficiocommerciale)
Organizzare un archivio, significa virtualmente entrare nella testa del cliente, nelle dinamiche della sua attività, per comprendere a fondo le esigenze e il tipo di lavoro, per poi creare una struttura di archivio che sia funzionale e veloce da consultare. Non esiste un metodo valido per tutti come ti ho mostrato. Sono idee che possono fare al caso tuo o meno.
Metodo di archiviazione ad albero
Archiviare bene, significa lavorare con fluidità e essere reattivi in caso di richieste urgenti.
Ci sono tanti modi diversi di strutturare l’alberatura.
Ti faccio un esempio di alberatura dove suppongo di avere acquisito un nuovo cliente per il quale devo ricreare l’archivio. La cartella è CLIENTI ITALIA, la sottocartella del cliente è MASTRO GEPPETTO snc e da lì creo le sottocartelle necessarie. Sarebbe molto utile standardizzare queste sottocartelle.
CLIENTI ITALIA/
Mastro Geppetto snc
FATTURE
2014
2015
LISTINI/
Listino Attuale/
Listini obsoleti
Prezzi particolari/…
Un suggerimento bonus se sei arrivato a leggere fin qui te lo meriti!
Usa all’interno della cartella cliente un file .txt perché è di grande aiuto quando devi dare dettagli telefonici immediati, un tipo di pagamento e non hai il tempo di aprire il gestionale.
Un archivio fatto bene, supporta tutta l’organizzazione del lavoro e dà valore al patrimonio documentale, che troppe volte è trascurato per pigrizia o perché ritenuto a torto a basso valore aggiunto.
La cartella DOWNLOAD assicurati che sia predisposta per il salvataggio di tutti gli scaricamenti, così sarà più veloce in seguito, la ricollocazione dei file nelle cartelle di riferimento.
Dopo questa riorganizzazione avrai un patrimonio documentale digitale di qualità e fruibile in pochi click.
La fase di delega si rivela una scelta strategica primaria se vuoi riorganizzare aspetti del tuo lavoro a basso valore aggiunto ma con un grande potenziale come l’archiviazione digitale personale.