Archiviare è un'arte

Sistemare un archivio fatto male, necessita di tempo e concentrazione.

L'Assistente Virtuale ti può supportare riorganizzando i tuoi file, al fine di ridurti le inefficienze nella gestione dei documenti.

Se hai il Desktop coperto di icone, inizia a dubitare del tuo metodo di archiviazione.
Come ti dicevo: archiviare è un'arte.

Se ti chiedono quel determinato file, di qualche mese fa e al solo pensiero di mettere le mani all'archivio, ti senti una stretta allo stomaco, allora il tuo caso è serio.

Se la tua ultima spiaggia è utilizzare la funzione "cerca" e non ottieni il risultato sperato, chiamami, e sarò ben lieta di capire le tue esigenze e sistemare l'archivio, in modo che tu possa trovare tutto in pochi click.

Regole base per avere un archivio in ordine.

Sul mio desktop devono essere visibili al massimo tre cartelle:

  • DA FARE (file di ogni cliente per le urgenze, che a fine giornata deve essere vuota);
  • ARCHIVIARE (a fine giornata deve essere vuota);
  • IN ATTESA (file di cui servono indicazioni del cliente per andare avanti).

Tutto il resto nel disco fisso o in cloud, fa parte di una archiviazione pensata e strutturata per avere il documento necessario, a disposizione nel minor tempo possibile.

Quando finisco di lavorare su un tuo file o scarico un file che decido di mantenere (download, allegati, etc.), lo archivio subito.

Ogni file viene nominato con un TAG breve, ossia una parola chiave che lo identifica.
Tanto per fare un esempio: progetto di riferimento e anno, contenuto chiave, nome e numero di revisione, e così via.

Come possiamo lavorare insieme.

Organizzare un archivio, implica capire a fondo le esigenze e il tipo di lavoro del cliente. E' essenziale questa fase di conoscenza, in modo da fornire un prodotto finale con cui lavorare velocemente da subito.

Che tu ci creda o no, il tuo archivio è in relazione con la Legge di Pareto: l’80% dei risultati è determinato dal 20% delle attività.

Quindi, per massimizzare quel 20%, relativo al tuo archivio, bisogna intervenire il prima possibile, perché una volta in ordine, ti garantirà un ritorno maggiore sul tempo investito.

Archiviare bene, significa lavorare con fluidità e non andare in crisi, in caso di richieste urgenti.

La fase di delega si rivela una scelta strategica primaria se si desidera creare un business, che richieda grazie all'Assistente Virtuale, il minimo dispendio di tempo da parte tua su lavori di contorno.

Tipi di archiviazione.

Puoi optare per una archiviazione fisica su supporti “offline”, a una più virtuale online.

Rimane una buona pratica archiviare files importanti su più supporti sia fisici che “cloud”

Iniziamo a pensare a come archiviare.

La primissima cosa da fare quando si tratta di creare un archivio digitale, è individuare i diversi contesti nei quali il tuo business si svolge, come ad esempio: clienti, fornitori, fiere, convegni...

La pianificazione di questi macro gruppi sarà la solida base da cui partiremo, per il rifacimento totale del tuo archivio. Perciò prenditi qualche ora per mettere nero su bianco, tutti gli aspetti su cui andremo ad intervenire.

Ogni cartella, naturalmente, avrà le sottocartelle corrispondenti.

La creazione degli argomenti è lo strumento per organizzare tutta la documentazione che possiedi.

Arriva una fase a dir poco fondamentale per il buon esito del lavoro: dare un nome ai file.

Ci sono tanti modi diversi di strutturare l'albero dell'archivio.
Solitamente i più comuni sono:

DATA_NOME
Devi aggiungere quotidianamente nuovi file, devi avere sempre sotto'occhio l'ultima versione, e di controllare le versioni pregresse? Questo nome per la macro cartella, è l'ottimale.
Un esempio potrebbe essere: 20150215_preventivi_approvati.

NUMERO_NOME
Qui l’elemento distintivo è rappresentato dal numero, ed è immediatamente possibile capire quante unità di un determinato articolo, sono presenti al suo interno.
Un possibile esempio: preventivi-approvati_18.

NOME_REV_NUMERO
La soluzione ideale dove più persone, in un dato periodo di tempo, lavorano a un determinato file. In questo modo, è possibile capire, fin da subito, qual è l’ultimo file rivisto. La numerazione deve essere progressiva e tutte le persone coinvolte devono necessariamente seguire questo criterio.
Ad esempio: pianificazione_rev_3.

NOME_PARTE
Ci sono alcuni file che, possono essere suddivisi in più parti. A ciascuna di queste parti, è assegnata una cartella relativa ad un suo percorso interno. In questo modo, se più persone si occupano del progetto, ogni risorsa può lavorare in maniera autonoma.
Ad esempio: strategia-2016_obiettivi, strategia-2016_azioni.

REPARTO_NOME
Metodo valido per gli studi professionali divisi in più reparti/settori. Si individua subito a chi compete la lavorazione del file.
Ad esempio:produzione_campionatura-ufficio commerciale.

Ti faccio un esempio di alberatura di archivio.
Hai un nuovo cliente con cui lavori da tanto e i suoi file li potresti archiviare in questo modo:

DOC/

CLIENTI ITALIA/

Mastro Geppetto snc/

__FATTURE/

2014

2015

__APPUNTI/ - mappa cliente

Preventivi/

2014

2015

Immagini/

20140624_Casetta di legno

20150316_Corrimano scala

Listino Attuale/

Listini obsoleti

Prezzi particolari/...

Solleciti di pagamento/...

Ho inserito i due trattini bassi nominando la cartella in maiuscolo perché, con i trattini bassi, la cartella sarà sempre ordinata prima di tutte le altre. In più in maiuscolo le si assicura la giusta visibilità.

La cartella APPUNTI in un file .txt che sarà la tua mappa per quel cliente, poiché lì avrai le informazioni base come, il listino che ha attualmente, le condizioni commerciali, prezzi particolari (se sono pochi), nome del responsabile e della sua segretaria, e tutti quei dettagli che di solito servono al volo.
L'utilizzo del file .txt ha fatto davvero la differenza, quando ho iniziato inserirlo nel mio archivio. Soprattutto è di grande supporto quando devo dare dettagli telefonici immediati, e non c'è tempo di aprire il programma gestionale e fare la ricerca.

Un archivio fatto bene, può contribuire all'incremento dell’efficacia e dell’efficienza di tutta l’organizzazione aziendale, provvedendo a valorizzare il patrimonio documentale, che nella maggior parte dei casi, viene considerato erroneamente a basso valore aggiunto.

La cartella DOWNLOAD dove solitamente sono settate in automatico le applicazioni di scaricamento file (Browsers, Peer-to-Peer, ecc..) assicuriamoci che sia predisposto il salvataggio una volta per tutte, così sarà più veloce in seguito, la loro collocazione nelle cartelle di riferimento.

Dopo questa riorganizzazione avrai un patrimonio documentale, in un archivio digitale di qualità e dalle grandi potenzialità di fruizione, valorizzazione e conservazione.

Un passo in avanti di cui gioverà tutta l’organizzazione che potrà dare maggior valore al servizio dei tuoi clienti.

Se nel frattempo ti ho invogliato a cancellare un certo numero di file obsoleti, per pulire il tuo desktop, sono contenta.

Ti sei accorto che un paio ti servivano, e nel frattempo hai già svuotato il cestino?

Consiglio RECUVA, un software utilissimo per recuperare file cancellati erroneamente.

Credit Photo by Samuel Zeller on Unsplash
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