Qual è la differenza tra efficacia e efficienza?
Efficacia ed efficienza, sembrano sinonimi. In realtà a livello sostanziale, hanno concetti diversi.
L’efficacia, sottintende la capacità di raggiungere un obiettivo.
L’efficienza sottintende la capacità di trovare delle strategie per raggiungere l’obiettivo, con il minimo sforzo, ottenendo il massimo risultato.
Ecco che essere efficienti ed efficaci, allo stesso tempo, senza l’aiuto di nessuno, diventa difficile, a mano a mano, che il business cresce, e le azioni da compiere, si moltiplicano esponenzialmente, nelle ore lavorative.
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Delegare le cose giuste e valorizzare il tempo
La delega è uno strumento potente. Una volta attuata, ti accorgi di essere più produttivo e la qualità delle tue azioni, è più elevata, dal momento che devi solo occuparti di ciò che sai fare bene.
All’assistente virtuale delega i compiti routinari, che non necessitano della tua presenza o tue competenze. Tu resta focalizzato su ciò che monetizza di più, come cercare nuovi clienti, curare la strategia, monitorare l’andamento della tua nicchia e il tuo posizionamento.
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Gold Activity: fare meno e guadagnare di più
A tutti almeno una volta, è capitato di iniziare a lavorare e a saltare da un task all’altro, con il risultato di sentirsi sopraffatti da tante azioni scollegate. Angoscia. Questa è l’emozione che si prova.
Ti sentirai dire da chi lo ha già fatto, che è importante imparare a delegare, per raggiungere il successo negli affari. Te lo confermo. Ti dico anche, che alla luce della mia esperienza, e del sollievo che hanno avuto i miei clienti, grazie alla nostra collaborazione, che iniziare a delegare, è per preservare la tua salute mentale, la creatività , la qualità delle idee, prima di tutto.Â
Delegare il lavoro all’assistente virtuale significa aumentare di efficienza ed efficacia.
Delegare i compiti all’assistente virtuale, non è mai stato così semplice.
Una virtual assistant non è solo una professionista del digitale, è anche una persona che ti può far risparmiare tempo.
Oggi è impossibile fare bene tutto, da soli.
Acquistare un pacchetto ore da una assistente, può essere la soluzione migliore, per liberare il tempo.
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Quando è il momento di delegare
Inizia a delegare prima di scivolare nel burnout.
In tanti anni di lavoro online, mi è capitato di rifiutare la richiesta di aiuto di alcuni professionisti. Si era creata la tempesta perfetta.
Erano arrivati al punto di essere immersi nelle peggiori condizioni.
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10 punti che ostacolano una delega efficace ed efficiente
- non hai mai delegato e manca la fiducia necessaria
- non hai una delega strutturata perché non conosci il tuo flusso di lavoro
- non hai mai spiegato a nessuno come vuoi che il lavoro venga effettuato
- sei sopraffatto dalle cose da fare e pensi di non avere tempo per dare istruzioni a chi ti solleverà dagli impegni
- non hai affinità con il digitale e ti spaventa dover rivolgerti a una persona che lavora online
- pensi che se devi togliere del tempo al lavoro per spiegare ad un altro cosa fare, preferisci farlo da solo
- vivi nella credenza che solo tu riesci a fare le cose bene
- credi che esista un solo modo per fare quella cosa
- credi di essere oberato di lavoro, mentre ti crogioli nel micromanagement
- arrivi a sera senza sapere se hai prodotto azioni che ti portano effettivamente più reddito
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Pensa che invece serve davvero poco per pensare a progetti più ambiziosi, e a coltivare più interessi personali.
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Quel poco, sarebbero:
- istruzioni chiare, perché hai disegnato il tuo flusso di lavoro
- elenco dei task, non urgenti e non importanti, da delegare
- consapevolezza che stai investendo in una collaborazione vantaggiosa
- coscente che dovrai focalizzarti su ciò che margina di più
- supervisione alla delega
- esercizio sulla fiducia
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Imparare a fidarsi degli altri e a delegare in modo efficace, è essenziale negli affari. Non avere paura di provare, iniziando da piccoli task.
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Affidare la microgestione di tutti quei lavori di contorno, ma necessari, che ti distolgono dal focus principale, ti porterà nel miglior modo possibile verso il tuo obiettivo.
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I vantaggi della delega
Delegando i compiti più routinari, puoi liberare tempo prezioso per progetti importanti, per attirare nuovi clienti o per esplorare interessi personali.
In un ambiente professionale, fidarsi degli altri e delegare efficacemente le responsabilità , è fondamentale per il successo. Solo se si ha più tempo a disposizione, si possono cogliere nuove opportunità , e concentrarsi sulla crescita della propria attività .
Inoltre, chi desidera esternalizzare il proprio carico di lavoro può scoprire che la collaborazione di una segretaria online, può essere una soluzione economicamente vantaggiosa, per trovare ulteriore supporto.
La delega offre alle persone più tempo per ripensare ai flussi di lavoro e per esplorare nuove opportunità .
Migliora la produttività complessiva e la qualità del lavoro prodotto.
Una delega efficace è un aspetto essenziale per una collaborazione di successo, che può avere un impatto molto importante, su tutto il lavoro svolto, anche a livello strategico.
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Quando delegare e perché è importante
Quando si iniziano ad accusare malesseri, a togliere tempo alla famiglia, agli hobby o addirittura, a trascurare certi lavori meno importanti, a quel punto è arrivato il momento, non più procrastinabile.
Troppi professionisti, ancora, cercano di farcela da soli: aumentano le ore di lavoro e sacrificano tutti gli altri interessi ed affetti, senza migliorare il business.
Ti assicuro che lavorare troppo, diminuendo la qualità e l’efficacia del lavoro, non è la soluzione.
Ti sei reso conto che sta diventando oggettivamente impossibile lavorare con la stessa qualità , sia nel ruolo del coordinatore del progetto, che in quello dell’esecutore.
Un aiuto sarebbe una marcia in più per ottimizzare il lavoro e alleggerirlo, dalle micro attività mangiatempo.
È necessario cercare un collaboratore fidato, competente, con cui si sente affinità .
Una Assistente Virtuale può essere la soluzione.
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3 consigli pratici per delegare bene
Per delegare efficacemente, bisogna:
- capire il flusso di lavoro: analizzare su cosa impieghi il tuo tempo e individuare dove far intervenire il collaboratore
- creare un elenco di incarichi da delegare, dove non è necessaria la tua presenza
- creare istruzioni scritte o in forma video, in modo da darel una sola volta e ottimizzare il tempo di tutti
I liberi professionisti e gli imprenditori con cui lavoro, combattono quotidianamente tra il poco tempo a disposizione, e i differenti incarichi che devono svolgere.
Per risolvere questa duplice situazione di affanno, e mancanza di tempo, hanno creato una delega, anche a più professionisti, perché sanno che quell’investimento, li ripagherà in termini di più guadagno, semplificazione del lavoro, e crescita di fatturato.
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Come scegliere il tuo collaboratore
Una volta individuata l’Assistente Virtuale a cui delegare online, ti suggerisco di testarla in modo graduale, con piccoli incarichi, che possano aiutarti a valutare meglio la risorsa e l’eventuale prosecuzione con incarichi sempre più importanti.
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Comunicazione chiara, la base del tuo successo
Devi essere in grado di spiegare a chi deve svolgere nuovi compiti, come vanno eseguiti.
Meglio ripetere i concetti più volte, che sottintendere, o dare per scontato. L’Assistente Virtuale non sa leggere tra le righe o nel tuo pensiero.
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Per delegare efficacemente ti suggerisco di descrivere in modo dettagliato tutte le caratteristiche dell’attività che vorresti esternalizzare, includendo eventuali istruzioni specifiche, per i progetti più particolari.
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Realizza una scaletta con i passaggi da seguire o, in presenza di mansioni estremamente complicate, potresti produrre un documento scritto, che permetta di semplificare le cose a entrambe le parti.
Stabilisci quando la tua risorsa dovrà necessariamente contattarti per poter proseguire ed effettuare, ad esempio una scelta o un acquisto.
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Se ti sembra difficile descrivere il lavoro a chi poi lo dovrà eseguire, tieni presente che lo dovrai fare bene solo una volta, e poi l’Assistente Virtuale farà per te quei lavori che ti pesano e che è da tanto che rimandi.
La nuova risorsa, sarà lì a a sollevarti dallo stress di quel compito, liberando il tuo tempo.
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Delega online, i benefici dell’assistente virtuale
Dopo l’assestamento iniziale, ti accorgerai presto dell’aumento di tempo a tua disposizione, per trovare clienti, accogliere progetti più corposi, Quando arriverà una nuova opportunità di business, sarai nella condizione ottimale per lavorare senza le preoccupazioni, di dover fare tutto da solo.
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Cosa vuol dire avere fiducia in una persona?
Fiducia, dal dizionario online Treccani: “atteggiamento di tranquillità e sicurezza che deriva dalla convinzione che qualcuno o qualcosa corrisponda alle proprie aspettative, alle proprie attese e speranze“.
Fidarsi degli altri è molto difficile.
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In parte, per una propria tendenza personale, e in parte per la natura stessa della libera professione, in cui solo il professionista in prima persona, ritiene di poter gestire al meglio tutte le situazioni e tutte la particolarità del proprio business.
Fai un tentativo. Se supererai questo ostacolo, convertirai la fiducia in un valore sia economico, che personale.
Grazie a una assistente virtuale online, non ci saranno più i periodi intasati di ritardi nelle consegne dei lavori.Â
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Delegare online ad una Assistente Virtuale, è un passaggio funzionale e di valore aggiunto a qualsiasi tipo di attività commerciale, professionale o artigianale, che si desidera fare crescere.
I benefici di una collaborazione, si traducono in qualità di lavoro, con il miglioramento dell’immagine social, e migliori feedback dei clienti, che riuscirai a gestire al meglio.
Delegare online a una professionista del digitale, è un modo moderno di lavorare, per prendere il meglio dai professionisti, senza doverli assumere.
Non restare nel passato! Inizia ad essere più efficace.
Scrivimi per una chiacchierata esplorativa, in linea con i servizi che offro.