Delegare a distanza i servizi di segreteria

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Di solito non si apre la partita IVA per erogare solo servizi di segreteria, alla fine per fare a casa, ciò che si faceva in ufficio.
Dico che è la parte comune a tutte le assistenti virtuali generaliste, agli esordi. C’è poi chi continua a mantiene questo tipo di servizi attivi tra le varie offerte e c'è chi  si evolve e verticalizza totalmente il proprio business da farne a meno.

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LA GESTIONE DEL BACK OFFICE A DISTANZA

Contrattare i servizi di una assistente virtuale, per la gestione della segreteria a distanza, trovo sia una mossa lungimirante..

La segreteria online di solito è la parte di business, che si delega per prima, quando non hai mai collaborato con una assistente da remoto.
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Sono proprio i task operativi, ripetitivi e che non richiedono la tua costante presenza, che sono time consuming e vanno delegate al più presto.
Questo contribuisce a migliorare la produttività, perché hai più tempo per concentrarti su parti di lavoro più strategiche e che marginano di più.

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Servizi di segreteria delegabili online:

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  • GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA
    Servizio che sottintende l’eliminazione dello spam, l’organizzazione e archiviazione delle email tramite un tag e cartelle. La predisposizione a monte di template di risposte standard per le richieste più frequenti. L’inoltro delle email fuori standard o particolari, che necessitano assolutamente della risposta da parte del nostro cliente.
    Avere una casella di posta elettronica pulita, in ordine, permette di lavorare meglio.

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  • GESTIONE AGENDA E CALENDARIO APPUNTAMENTI
    Questo servizio è un evergreen e lo offrono quasi tutte. Francamente, oltre a ricordarmi le segretarie anni ’90, ad oggi non mi è stato richiesto. Con gli strumenti come Google Calendar, associato a Gmail, o comunque con tutte le App che ci sono, penso sia una parte in cui il cliente è autonomo. Semmai, se è gradito, da parte mia invio un messaggio di allerta, in occasione di un appuntamento importante.

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  • TRASFERTE E VIAGGI AZIENDALI
    Non è un compito semplice, poiché vanno anche programmate le attività correlate allo spostamento, e devi essere disponibile in caso succedano dei contrattempi: treno perso, volo cancellato, camera indecente, ecc…
    Sicuramente per il cliente avere questo tipo di supporto è un gran risparmio di tempo. Dal mio punto di vista è una grana.

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  • RICERCHE ONLINE
    Sui social mi imbatto spesso in post semi tecnici, dove vengono sbandierati dati, ma senza citare la fonte. Infatti questa cosa è oggetto di lamentela, e a mio avviso una legittima lamentela.
    Scrivere post tecnici senza basarsi su fonti autorevoli e verificate, è un modo per perdere facilmente credibilità.
    Mi rendo conto che fare questo tipo di ricerca necessiti di tempo, e lo può fare l’assistente virtuale al posto tuo. Inoltre la ricerca si può ramificare anche per sondare nuovi fornitori, per chiedere dei preventivi, fare una panoramica aggiornata dei competitor. 

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  • ORGANIZZARE EVENTI
    Col Covid-19 questa attività si è contratta parecchio, sta di fatto che organizzare bene un evento non è mai cosa facile, poiché è una attività che va strutturata veramente bene, in base al budget a disposizione.
    Quando ero dipendente, ho avuto occasione di organizzare un paio di fiere di settore ad Amsterdam e mi è piaciuto collaborare con il grafico, lo stampatore di depliants, l’allestitore locale.
    Dovessi rifarlo ora, confermo che è fattibilissimo a distanza, ed è molto impegnativo.

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  • INSERIMENTO ORDINI/ AGGIORNAMENTO DATABASE
    Operazioni semplici ma che se le dovessi fare tu, ti eroderebbero del tempo prezioso.
    Tempo che non è rimborsabile poiché è una risorsa finita.

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Delegare la parte operativa di segreteria, a distanza, significa togliersi di dosso una serie di azioni, che restituiscono tanto tempo libero.

Ma c’è di più.

Crearsi un ufficio virtuale è la soluzione ideale che ti evita di sborsare soldi in affitti, utenze, arredamento, apparecchiature tecnologiche, consulente del lavoro, sicurezza.

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La segreteria virtuale ti garantisce un supporto di segretariato professionale, in cui l’assistente virtuale organizza, ottimizza i flussi della tua segreteria, ne velocizza i processi.

È un investimento dove hai già guadagnato in partenza, in termini di meno spese iniziali, e ti ripagherà in termini di migliore immagine all'esterno, una percezione di affidabilità maggiore, che va a contribuire anche ad una crescente reputazione online.

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Tutto questo lo puoi avere senza assumere un dipendente, ma collaborando con una professionista flessibile, competente e per il tempo che ti serve.

Vuoi iniziare a delegare una parte di segreteria? Contattami attraverso il form contatti.

Vuoi rimanere in contatto come me per collaborare quando avrai le idee più chiare?
Chiedimi il collegamento su LinkedIn, con un messaggio personalizzato e sarò lieta di accettare.

 

Michela Rimessi - p.iva 03684211208 - All Right Reserved -
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