Come gestire una videochiamata

PRESENTARSI AL MEGLIO NELLE VIDEOCHIAMATE

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TEMPO DI LETTURA: 6 minuti

Come restare professionali durante le videochiamate e scoprire cosa dovremmo fare per rispettare l’etichetta, seguendo delle semplici regole di buon senso.

Nelle riunioni virtuali esistono le stesse regole di galateo e buona educazione come di persona. Non dimenticarlo mai.

Lavoro da remoto come assistente virtuale dal 2018 e per me era già all’epoca era la normalità incontrare le persone attraverso le videochiamate.

Il distanziamento sociale ha imposto questo modo di comunicare e con mia grande sorpresa ho capito che per molti era una novità a cui hanno dovuto adeguarsi in modo rapido per agevolare la comunicazione con il lavoro da casa.

Oltre alle videochiamate di gruppo, ci si è dovuti abituare ad avere un ufficio in casa e questo spero abbia aperto una nuova mentalità che possa fare bene all'ambiente oltre che a una diminuzione di ore di vita sprecate nel traffico.

Per i dipendenti di aziende è stato facile rivedere i propri colleghi grazie a Zoom, Skype, WhatsApp, Duo.

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CONSIGLI PRATICI PER GESTIRE LE VIDEOCHIAMATE

AZIONI DA FARE PRIMA DI UNA VIDEOCONFERENZA

Impossibilitati a incontrarci, il potersi vedere attraverso il video, è un modo di comunicare che genera fiducia nelle relazioni professionali virtuali. Vediamo insieme come prepararci al meglio a comunicare con questa modalità.
Infatti a priori va concordata la piattaforma si cui incontrarsi: Skype, Zoom, Whatsapp ecc…
Parola d’ordine è organizzazione.

Tieni a mente che la videochiamata è uno strumento che ha lo scopo di trasformare un incontro fisico, strutturato e programmato in virtuale, offrendo tante funzionalità e che potrebbe diventare la regola, come lo è per me da tempo, per la gestione della propria routine lavorativa, delle riunioni, così come per la formazione a distanza, convegni, eventi.

Per fati un esempio quest’anno il Freelancecamp 2020 si terrà solo online e non più nei pressi di Marina Romea come è sempre stato e questo è un ottimo adattamento e uso della tecnologia, per continuare a fruire di eventi belli e utili.

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SCEGLI UN LUOGO TRANQUILLO

Controlla ciò che puoi controllare: cani che abbaiano, porte che sbattono, danno fastidio normalmente e così anche durante una videochiamata su Zoom. Trova un posto che sia il più possibile protetto dai rumori specifici dall'ambiente in cui vivi.

Naturalmente il passaggio dei pompieri a sirene spiegate è decisamente fuori dal tuo controllo e va bene così. Anche chi vive con te deve essere in qualche modo istruito per limitare rumori o incursioni di figli e animali quando sei in video conferenza. Se sai in anticipo quando avrai le videochiamate è un aspetto decisamente facile da gestire.

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SCEGLI LO SFONDO

Il miglior sfondo che ci sia è un bel muro bianco. Infatti molti freelance si siedono per terra con le spalle al muro per creare un background neutro senza distrazioni e anche per rispettare la loro privacy domestica.
Se proprio non hai a disposizione uno spazio che offra uno sfondo piacevole allora usa uno sfondo virtuale. Con Canva puoi crearne di molto belli e semplici per Zoom.
Tieni presente che anche se virtuale, lo sfondo deve essere professionale, coerente con il tuo brand e fatto in modo che non distragga gli altri partecipanti. Purtroppo mi è capitato di incontrare virtualmente dei professionisti che una volta collegati avevano alle spalle la pila di vestiti da stirare, i piatti e le pentole sporche in cucina. So che stai ridendo per ciò che scrivo, ti assicuro che per me è stato molto imbarazzante, perché mentalmente non è stato facile il passaggio da una conoscenza ingessata e professionale di LinkedIn, all'essere ospitata nel loro tinello. Pessima scelta perché mi ha fatto pensare che non fossero seri, come poi in realtà si sono rivelati.

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CONTROLLA AUDIO E VIDEO

Collegati in anticipo rispetto all’orario stabilito per il meeting online per accertarti che tutto funzioni: fotocamera, il microfono e forse superfluo ma fondamentale, il tuo WiFi.

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VESTITI ESATTAMENTE COME SE ANDASSI AL LAVORO

Lavorare da casa richiede uno sforzo in più di disciplina, perché dopo un certo periodo potresti cadere nella tentazione di restare in maglietta anche durante una riunione di lavoro con il tuo capo o per una chiacchierata con un potenziale cliente.
Te lo sconsiglio vivamente.

Quello che invece va fatto è di presentarsi all’appuntamento virtuale, esattamente come faresti se questo incontro si svolgesse dal vivo, in un evento o una sala conferenze.

“Ho visto cose che voi umani…” Con un po’ di imbarazzo s’è visto di tutto durante la pandemia e quello che andava fatto era semplicemente farsi una doccia completa, indossare abiti da ufficio e presentarsi in orario alla videochiamata con microfono silenziato.

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LE BUONE MANIERE DURANTE LA VIDEOCHIAMATA

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SE PARTECIPI ALLA RIUNIONE IN MODALITÀ OSPITE

Regola numero1 – disattiva sempre il microfono quando non hai la parola.
Tutti devono evitare al massimo i rumori di sottofondo per agevolare chi sta parlando.
Hai presente i walkie-talkie? Ecco, l’utilizzo ideale del microfono è così: attivi il microfono per parlare e lo spegni subito dopo.

Sembra un articolo pieno di ovvietà questo, ma ti assicuro che durante le videochiamate con 20 persone, se i partecipanti non rispettano l’etichetta diventa un putiferio. Per non parlare di chi è palesemente distratto da altro: chatta al cellulare, naviga in internet, gioca con il gatto, ecc… Lo faresti se avessi tutte quelle persone davanti a te in carne ed ossa? Non credo.

Mantenersi concentrati sugli argomenti della discussione durante l’incontro è fondamentale. Tutti gli interlocutori infatti sono visibili tra loro, e si vede tutto ciò che fai, non dimenticarlo!
Ricordati di disattivare notifiche a comparsa in caso di condivisione dello schermo, perché interferiscono con il contenuto mostrato ai partecipanti.

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IL TUO SGUARDO IN VIDEO

Molti partecipano alle riunioni disattivando la videocamera: se sussistono problemi di linea e questo la può agevolare, sono d’accordo. Diversamente trovo che sia una cafonaggine partecipare senza mostrarsi.

Se sei tra quelli educati, sappi che per ottimizzare il tuo sguardo durante la conferenza, basta ridurre la videata che ti ritrae a miniatura, e tenere ben in vista quelle degli altri partecipanti.
Guarda la telecamera quando parli, così aumenti la sensazione del contatto visivo e fai sentire i partecipanti come se stessero parlando con te di persona.

Aggiusta l’orientamento della videocamera che deve essere all’altezza degli occhi.

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VUOI PRENDERE LA PAROLA? ALZA LA MANO

Nelle videochiamate di gruppo, spesso è difficile prendere parola. C’è questa utile funzionalità “alza la mano” che agevola l’oratore nel dare la parola a chi la chiede. Usatissima nella formazione scolastica a distanza è comunque un mezzo che permettere che la riunione si svolga in modo ordinato e con rispetto di tutti.

Se sei abituato a prendere appunti, fallo. Se hai domande da porre, preparatele in anticipo e cancellale se durante l’incontro arrivano le risposte in modo naturale.

So che le prime volte parlare con questa modalità può essere difficile, ma dopo un po’ di pratica sarà la tua nuova normalità.

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SE ORGANIZZI TU LA RIUNIONE ONLINE

Prepara un ordine del giorno e se è utile, invialo in anticipo a coloro che parteciperanno.

Per evitare che le voci dei partecipanti si sovrappongano mano a mano che i partecipanti arrivano, silenzia i loro microfoni, nel caso dovessero lasciali aperti.

Un buon modo di condurre una riunione di gruppo è sfruttare le finestre di dialogo attraverso e quali le persone possono porre domande o alzare la mano per fare un commento.

Per non stancare la voce parla in piedi in modo da utilizzare bene il diaframma.

Al termine di una riunione video, è buona norma inviare un'e-mail di follow-up che riassuma ciò che è stato discusso.

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NON LASCIARTI INTIMIDIRE DALLA TECNOLOGIA

La videochiamata è solo una variazione diversa di comunicare e devi abituarti perché siamo in un'epoca in cui ci saranno tanti cambiamenti nelle relazioni professionali e personali e gli strumenti tecnologici saranno il mezzo con cui nutrirli.

Spero di esserti stata di aiuto con questo articolo.

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E ricorda che se hai degli incarichi da esternalizzare che si possano svolgere da remoto, sono disponibile per fare una chiacchierata per capire di cosa hai bisogno e proporti la soluzione giusta per te con un preventivo su misura.

Delega per vivere un presente di qualità e organizzare un futuro ideale.

Michela Rimessi - p.iva 03684211208 - All Right Reserved -
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