Segretaria online: come delegare per avere più tempo
La delega online dei servizi di segreteria consiste nell’affidare all’Assistente Virtuale, ovvero una professionista che lavora da remoto, le attività di back office o attività per il web.
I servizi online che si possono delegare, devono avere caratteristiche ben precise. I compiti maggiormente delegati devono essere fattibili da remoto e non richiedere la costante presenza del delegante.
Possono includere la gestione della posta elettronica, la programmazione dei contenuti per il web, la moderazione dei commenti sui social, le ricerche online, la fatturazione.
Delegare online i servizi di segreteria offre molti vantaggi, come il risparmio di tempo e denaro, la maggiore flessibilità e scalabilità, la possibilità di sfruttare le competenze specifiche dell’Assistente Virtuale.
Le assistenti virtuali non sono tutte uguali. È importante controllare quali servizi erogano.
Oltre a questo, serve stabilire in modo inequivocabile le aspettative e compiti da assegnarle.
Utilizzare gli strumenti di project management e una comunicazione efficaci possono garantire una collaborazione a distanza con un’Assistente Virtuale, di successo.
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Perché è importante per un imprenditore iniziare a delegare
Delegare è importante per un imprenditore perché gli consente di concentrarsi sui compiti che ritiene più importanti e che meglio mettono a frutto le sue competenze e le sue risorse.
Delegare alcune attività a una Assistente Virtuale per il back office, ad esempio, fa in modo che l’imprenditore possa dedicare più tempo alla crescita e allo sviluppo della sua attività, invece di perdere tempo con compiti amministrativi o di routine.
Inoltre, delegare aiuta a ridurre l’eccesso di lavoro, in tutte quelle attività mangia tempo, ma pur sempre necessarie e lo stress che ne deriva.
Quando si inizia a delegare, si ha maggiore tempo libero per sé, per la propria famiglia, per i propri hobby. Trovare professionisti competenti e affidabili, a cui rivolgersi, può garantire che le attività siano svolte in modo efficiente e che i risultati siano di alta qualità.
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Vantaggi della delega online dei servizi di segreteria
I vantaggi della delega online, dei servizi di segreteria, sono molteplici:
- Risparmio di tempo e denaro: affidando le attività di back office a un’Assistente Virtuale, l’imprenditore può risparmiare tempo e denaro che altrimenti dovrebbe dedicare a queste attività.
- Maggiore flessibilità e scalabilità: una professionista è più flessibile rispetto a un dipendente in ufficio e si adatta ai cali e ai picchi di lavoro all’interno della collaborazione.
- Competenze specifiche: un’Assistente Virtuale ha competenze specifiche, utili per gli obiettivi di impresa, come la conoscenza di una lingua straniera, di una particolare piattaforma social, o di un software.
- Accesso un ufficio virtuale: una collaborazione di questo tipo, permette all’azienda lavorare in modo moderno e c’è comunque un controllo sull’avanzamento lavori con strumenti di Project Management.
- Riduzione dei costi fissi: il lavoro da remoto crea l’azzeramento di tutti i costi fissi tipici di un lavoro dipendente, come l’affitto di un ufficio, consumabili, licenze, utenze, consulente del lavoro ecc…
- Riduzione dello stress: delegare le attività a basso valore aggiunto e non urgenti, nello specifico quelle di back office, aiuta a ridurre lo stress e l’eccesso di lavoro che ne deriva.
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Modalità di delega online dei servizi di segreteria
L’assistente virtuale non viene assunta. Lavora con il suo contratto di collaborazione, creato su misura per i servizi che eroga, da un legale specializzato nel digitale.
Ci sono diverse modalità di collaborazione:
- Collaborazione a progetto: per progetti specifici da svolgere entro un determinato periodo di tempo.
- Collaborazione a pacchetti ore: acquisti un pacchetto ore mensile, che vanno consumante entro un mese dall’acquisto. Le ore non usufruite sono considerate perse e non cumulabili.
- Collaborazione ore a consuntivo: soluzione adatta per collaborazioni saltuarie e dove non si è in grado di quantificare un range di ore.
È importante che l’imprenditore e l’Assistente Virtuale stabiliscano insieme la modalità di collaborazione più adatta e che le modalità di pagamento e di comunicazione siano chiare e trasparenti da subito. Così come scegliere con quali strumenti di project management e di comunicazione basare il progetto, garantisce il suo successo.
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Strumenti per la delega online dei servizi di segreteria
Una volta che è chiaro quali sono le attività da delegare, gli obiettivi e i tempi di consegna, arriva il momento di creare la procedura da seguire.
Servono più strumenti per la condivisione delle informazioni, di materiale utile e di tracciamento del lavoro fatto.
La scelta dei tool digitali è vastissima e importante perché formano il piano su cui andare a disegnare il progetto.
Si possono utilizzare più strumenti. Questi sono quelli che io utilizzo sempre:
- LastPass: un gestore di password con cui i miei clienti mi danno l’accesso a piattaforme, senza darmi la password.
- Trello: una piattaforma per gestire visivamente i progetti
- Toggl: traccia tempo per progetti o task, da cui estrarre report
- Google Drive/Drop Box
- Meet per le videochiamate
I punti importanti del progetto da inserire in piattaforma e monitorare sono:
- sezioni dedicate a chi collabora al progetto
- software a cui accedere
- pianificazione e checklist di monitoraggio
- tracker di esecuzione
- inserimento di domande utili
- monitoraggio tempo
- monitoraggio richieste e cambiamenti
Una assistente virtuale lavora per più clienti e non è gestibile il cliente che manda le informazioni, in parte con vocali, in parte con email e telefonate.
Tutto va conservato in un unico contenitore, per il bene di tutti e del progetto stesso.
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Segreteria Online che puoi delegare alla tua Assistente Virtuale
L’assistente virtuale non legge nel pensiero, come molti vorrebbero. Quindi le devi spiegare molto bene il tipo di lavoro che andrà a fare e come va eseguito.
La parte di segreteria da delegare da remoto deve avere delle caratteristiche ben precise:
- ripetitività
- non è urgente
- è fattibile da remoto
- non serve la tua costante presenza del delegante
- non servono le specifiche abilità del delegante
Quali sono i servizi più richiesti da imprenditori e piccole aziende che vogliono esternalizzare per liberare tempo prezioso in modo concreto:
- data entry
- fatturazione
- customer care
- presentazioni
- ricerche online
- conversione file
- creazione report
- presa appuntamenti
- organizzazione viaggi
- gestione posta elettronica e spam
- risposta a richieste di primo contatto
- creazione archivio (Google Drive, DropBox, OneDrive)
È importante scegliere l’Assistente Virtuale giusta: non tutte offrono servizi di segreteria e non tutte sono disponibili per la gestione delle telefonate e per fare del telemarketing.
Se vuoi sapere come posso esserti utile, questi sono i miei Servizi.